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Manual Registro Visitantes
CONTENIDO
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- 2 -
Introducción ....................................................................................................................... - 3 -
Login .................................................................................................................................. - 3 -
Registrar Administrador Web ............................................................................................ - 4 -
Registrar Visitantes ........................................................................................................... - 5 -
Formulario Registro Visitantes ...................................................................................... - 6 -
Registro Visitantes Masivo ............................................................................................ - 7 -
Reportes ............................................................................................................................. - 9 -
Mostrar Registros Creados ............................................................................................ - 9 -
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- 3 -
Introducción
En el siguiente manual se dará la explicación del paso a paso para el registro de
visitantes del edificio Teleport, se realizará un ejemplo para tener más claridad frente
a los usuarios y el funcionamiento del V.R.S.
Login
En la pantalla de Login se coloca los datos requeridos para el inicio de sesión.
Correo: Campo con estructura de correo electrónico (Ejemplo: algo@gmail.com)
Contraseña: Campo alfanumérico.
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- 4 -
Registrar Administrador Web
En el formulario mostrado a continuación se realiza la creación del usuario
administrador para la plataforma web, se realiza de la siguiente manera:
Todos los campos en este formulario son obligatorios para poder realizar la creación
del administrador de la plataforma web.
Luego de diligenciar todos los campos dar click en Registrarse para el envió del
correo, indicarle al visitante que revise el correo, luego de registrarlo se procede a la
pantalla de roles administrador y seleccionar el perfil requerido para el visitante:
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En esta pantalla seleccionar el perfil y dar click en actualizar para poder continuar.
Registrar Visitantes
Para realizar el registro de los visitantes lo primero que hay que realizar es la
búsqueda por documento en el campo donde dice identificación, digitar el número
de identificación y dar click en el botón Buscar.
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Formulario Registro Visitantes
Luego de realizar la busqueda de la pantalla anterior se genera el siguiente formulario
con los campos para diligenciar y asi hacer el registro del Visitante.
Para realizar la revision de los visitantes dirigirse a la parte superior donde dice
visitantes y darle click en mostrar visitantes, luego de este paso se genera la siguiente
pantalla con la informacion de cada uno de los visitantes.
Al tener esta informacion se incrementa el control por parte de las personas encargas
de realizar el registro de cada uno de los visitantes.
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Registro Visitantes Masivo
Para el masivo de los visitantes dirigirse al siguiente menú:
Seleccionar masivo visitantes y crear un archivo en Excel con los siguientes
campos:
Luego de eso proceder a guardar de la siguiente manera, inicio --- guardar como.
Luego de eso se abre una ventana y se debe seleccionar CSV delimitado por comas:
Cuando ya se genere el archivo en su totalidad dirigirse a la pantalla de masivo
visitantes el cual mostrara el siguiente formulario para realizar el cargue de los
archivos
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Al diligenciar los campos necesarios dar click en browse para seleccionar el archivo
CSV para realizar el cargue del archivo.
Cuando ya se realice el cargue se realiza de nuevo la selección en el menu principal
de visitantes en mostrar visitantes y se genera la lista con los visitantes creados tanto
manualmente como los visitantes masivo.
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Reportes
En este módulo se dará la explicación de cómo se realizan los reportes de la
herramienta para poder validar ingresos y salidas de funcionarios y visitantes.
Mostrar Registros Creados
En este primer ejemplo se realiza la búsqueda de registros creados con el filtro de
cedula, tal como se muestra en la imagen se digita en parámetro y se da click en
opción adicional a cedula.
En este segundo ejemplo se realiza la búsqueda de registros creados con el filtro de
Oficina, tal como se muestra en la imagen se digita en parámetro y se da click en
opción adicional a Oficina.
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En este tercer ejemplo se realiza la búsqueda de registros creados con el filtro de
Perfil, tal como se muestra en la imagen se selecciona el parámetro y se da click en
opción adicional a perfil.
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- 11 -
Seleccionar el rango de fechas que necesiten para la generación del reporte, tener en
cuenta que, si se elige un tiempo de fechas muy amplio y tiene muchos datos para
generar, esto llevara un tiempo mayor de generación de reportes, de igual manera
cada reporte se puede exportar para tener un mayor orden y control sobre los datos
generados en la herramienta.
Luego de eso diligenciar solo el parámetro necesario, Cedula para reporte de
funcionario u oficina para reporte general de ingresos y salidas de funcionarios.
Al finalizar de diligenciar los datos se genera el reporte solicitado y le da click en
para poder exportar el documento a un Excel para mayor manejo.
